A könyvelés egy olyan vállalkozás pénzügyi tranzakcióinak nyilvántartási folyamata, amely jól megszervezett referenciákra és a pénzügyi kimutatások elkészítésére szolgál. A szervezetek elfogadják az egyszeri vagy kettős belépési rendszert a tranzakciók rögzítésére.
Az egyszeri beviteli rendszer a pénzügyi tranzakciók rögzítésének módszere, ahol csak egy bejegyzés van megjelölve egy adott művelet terhére vagy jóváírására. Például, ha egy ügyfél készpénzt fizet a vállalkozásnak, akkor vagy a készpénzes számlát jóváírják, vagy az adós számlát megterhelik.
Az egyszeri belépési rendszer egyik kiemelkedő jellemzője, hogy nem követi nyomon az eszköz- és forrásszámlákat, ezért úgy tűnik, hogy inkább csekkfüzet-nyilvántartás. Ez magyarázza, hogy a módszert miért alkalmazzák a kisvállalkozások.
A kettős beviteli rendszer biztosítja, hogy minden egyes beszedési bejegyzésnél egy megfelelő befizetést kell rögzíteni, miközben minden jóváírást be kell fejezni egy hasonló terhelési bejegyzés benyújtásával, ami azt jelenti, hogy minden bejegyzésnek ellentétes bejegyzés van.
A szervezeteknek be kell tartaniuk a kettős beviteli rendszert a pénzügyi kimutatások elkészítésekor, mivel ez biztosítja a számtani pontosságot, amely nélkülözhetetlen az adóosztály számára az adók kiszámításakor.
Az egyszeri és a kettõs nyilvántartási rendszer közötti fõ különbség a nyilvántartásokba rögzített rekord típusa és a rögzítés módja. Az egyetlen beviteli rendszerben csak egyetlen bejegyzés kerül rögzítésre, amely lehet betéti vagy hitel tranzakció.
Másrészt, a kettős belépési rendszer kettős rögzítési módszerrel rendelkezik minden tranzakciónál. Ez azt jelenti, hogy minden terhelési rekordhoz tartozik egy megfelelő jóváírási tétel és fordítva. A terhelést és a jóváírást minden olyan tranzakcióhoz rögzíteni kell, amely a vállalkozásban történik.
A tranzakciók bonyolultsága és száma döntő szerepet játszik annak meghatározásában, hogy ki alkalmazza az egyszeri és a kettős belépési rendszert. Az egy belépési rendszert leginkább a kisvállalkozói szervezetek használják, amelyek magántulajdonosokat és partnerségeket is magukban foglalnak.
A pénzügyi tevékenységek nyilvántartásának kettős beviteli rendszerét mind a kis, mind a jelentős üzleti vállalkozások használják. A nagy szervezeteknek kettős beviteli rendszert kell használniuk tranzakcióik rögzítésére, mivel ez a módszer biztosítja a pontosságot.
Az egypontos könyvelési rendszer végrehajtása nem igényel költségeket. Ennek oka az, hogy képzett személyzetnek nincs szüksége a tranzakciók egyetlen belépési rendszer segítségével történő elszámolásának elősegítésére. Ez egy egyszerű módszer a vállalati tevékenységek nyilvántartására.
A kettős belépésű könyvelési rendszer technikai ügy, amelynek végrehajtásához képzett személyzet szükséges. Nagy költségek járnak képzett emberek, például képzett könyvelők felvételével, hogy segítsék a pénzügyi tranzakciók nyilvántartásának bonyolult módszerét.
Nagyon nehéz felismerni a könyvelési hibákat, amikor egy szervezet elfogadja az egységes belépési rendszert az üzleti tevékenységek nyilvántartására. Nem áll rendelkezésre megfelelő bejegyzés összehasonlításhoz, ami azt jelenti, hogy a számtani pontatlanság nagyon magas.
Másrészt a hibák észlelése a kettős beviteli módszerrel gyorsan elvégezhető, mivel egy megfelelő bejegyzés került rögzítésre, amely segíthet az összehasonlításban. Ez azt jelenti, hogy magas a számtani pontosság.
Az egy könyvelésű könyvelési rendszer elősegíti a szervezet adósai és hitelezőinek személyes és egyértelmű számláinak vezetését. Azt is hangsúlyozni kell, hogy az egyszeri belépési rendszert használják a bejegyzéseknek a pénztárkönyvbe történő bevitelekor.
A kettős nyilvántartási rendszert nagyban használják a szervezet összes személyes, valós és névleges számlájának vezetésére. Arra is felhasználják, hogy a társaság összetett pénzügyi kimutatásait készítse, amely magában foglalja többek között a részvények allokálását.
Az egy könyvelési rendszer nem használható a társaság próbamérlegének elkészítéséhez, mivel a számviteli könyvelésben rögzített összes ügylet hiányos.
A próba egyenleg rögzíthető a számlakönyvekben rögzített információk felhasználásával, mivel a tranzakciók terhelése és jóváírása fennmarad, ami megkönnyíti a rendszer előkészítését.
Az eredménykimutatás elkészítése nem hajtható végre az egypontos rendszer által összegyűjtött információkkal. Ez azt jelenti, hogy ez a rendszer nem segítheti a szervezetet pénzügyi helyzetének meghatározásában.
Másrészt a szervezet pénzügyi tranzakcióinak elszámolására szolgáló kettős beviteli rendszer hasznos a kereskedési eredménykimutatások elkészítésében. Ez azt jelenti, hogy a kettős könyvelési rendszer segíti a vállalkozást pénzügyi helyzetének meghatározásában.