Különbség a munka bontási struktúrája (WBS) és az erőforrás-bontás szerkezete (RBS) között

A munka bontási struktúrája minden projektnél fontos eredmény. A WBS-en keresztül a projektmenedzser jó helyzetben van ahhoz, hogy a csoport által elvégzendő munkákat apró, könnyen kezelhető szakaszokba sorolja, míg az RBS a hatékonyság fontos részének tekinthető a projektmenedzsment szempontjából. Az RBS révén a projektmenedzser hierarchikus sorrendben összeállíthatja az adott feladat végrehajtásához szükséges erőforrások listáját..

Mi különbözteti meg az RBS-t a WBS-től?

A WBS az elvégzendő munka teljes körének vizuális ábrázolása, kisebb szegmensekre bontva, amelyeket a projektcsapat minden tagja megért. Ennek oka az, hogy mindegyik teljesítési szintnél vannak meghatározások és részletek, amelyek relevánsak az adott szakaszra. Éppen ellenkezőleg, az RBS földrajzi vagy szervezeti erőforrásokra bontható. A megfelelő és hatékony RBS-hez szükséges egyéb eszközök közé tartozik az erőforrás-becslés, az erőforrás-naptár és a tevékenységi listák.

Ennek oka az, hogy amikor bármilyen projektet irányít, a projekt befejezéséhez különféle projekt összetevőkkel és projekt erőforrásokkal kell dolgoznia. Jó példa a projekt csapata tagjai.

Gondoskodnia kell arról, hogy eredményesek és stratégiailag felkészültek legyenek a vállalkozásod során.

Most, ha azt tervezi, hogy előáll egy hatékony WBS-t, az alábbiakban olvashat néhány fontos iránymutatást, amelyek segítenek ennek áttekintésében:

• A projekt / végső teljesítés mindig a legfelső szinten van
• Nem mindig kell minden elemet azonos szinten meghatároznia
• A munkacsoportok legfeljebb 10 napot vehetnek igénybe
• Minden munkacsoportnak függetlennek kell lennie
• A munkacsoportokban nem szabad megismételni a szerkezetet

Az alábbiakban bemutatjuk a ház építéséhez használt WBS szegmensének egyszerű ábrázolását:

Ház építése

                                              Alapítvány                     Belső külső

befejezés                         24% 45% 30%

Költségvetés                               50 000 USD 86 000 USD 72 000

Ez bemutatja a projekt különféle végrehajtandó részeit, és további információkat nyújt a hozzájuk szükséges költségvetésről és a befejezés szintjéről.

A WBS tehát egy adott projekt térképe / vázlata. A fő projekt a WBS-ben megvalósítandó kulcs, és onnan kisebb alkategóriákra bontható, mindegyik meghatározza, hogy miként fogják azokat kézbesíteni..

A másik oldalon, amikor az RBS-ről beszélünk, tudnod kell, hogy néhány fontos eszköz felhasználásával működik. A projektmenedzsereket felszólítják egy hatékony RBS alkalmazására vagy végrehajtására ezen eszközök használatával. Ezek a következők:

• Tevékenységi lista

Ez tartalmazza a projekt befejezéséhez kulcsfontosságú tevékenységek listáját. A projektmenedzsernek nemcsak listára van szüksége, hanem minél több információval kell rendelkeznie ezekről a listákról. Ez az információ tartalmazza a felsorolt ​​tevékenységek által felhasznált erőforrásokat is.

• Erőforrás-becslés

Az egyes tevékenységek eredményes, hatékony és ami még fontosabb, költséghatékony módon történő végrehajtása érdekében a projektmenedzsernek meg kell becsülnie a szükséges erőforrások mennyiségét, típusát és sokféleségét..

Ha ezek a becslések torzak, akkor lehetetlen lehet elérni a projekt céljait, vagy egészében a projekt kudarcot vallhat.

• Erőforrás-naptár

Az erőforrás-naptár az erőforrások időbeli rendelkezésre állásáról szól. A projektmenedzsernek szüksége lesz az összes erőforrás listájára, amelyre a projekt befejezéséhez szükség van.

Ezeket az erőforrásokat fel kell sorolni a hosszú távú rendelkezésre állásuk alapján is. Ez az információ fontos a projektmenedzser számára annak megállapításához, hogy a szükséges erőforrások rendelkezésre állnak-e egy adott időben, így a projekt nem esik.

Jelenleg az RBS egyre fontosabbá válik, és a projektmenedzsment szoftvereket beépíti a szerkezetükbe. Ha bármilyen projektmenedzsment programot használ, jelentkezzen be és ellenőrizze a szükséges erőforrások elérhetőségét, és ami még fontosabb, hogyan osztályozzák őket.

Ez általában segíti a szervezetet abban az értelemben, hogy a projektvezetők egy egyszerű adatbázisból sok adatot megnézhetnek az összes felhasznált erőforrásról.

A WBS fontossága az RBS fókuszpontja szempontjából

Számos kulcsfontosságú előnye van annak, hogy a projektmenedzser és a projektcsapat a WBS-ből származhat, kivéve a projekt befejezéséhez szükséges munka megszervezését és meghatározását. A WBS-en keresztül könnyebb a költségvetés elosztása a szerkezet felső szintjeiről. Ha ez megtörtént, az egyes osztályok költségvetése felépíthető a WBS szerinti bontás alapján.

A költség- és időbecsléseket általában minden WBS szakaszhoz megadják. Ezzel könnyebb kidolgozni egy ütemtervet és a megfelelő költségvetést a teljes projekthez.

A WBS-en keresztül könnyebb nyomon követni az egyes projektágazatok teljesítményét. A projektmenedzser jó helyzetben van, hogy elmondja a projekt teljesítményköltségeit, azonosítsa a problémás területeket, és ami még fontosabb, a projekt megszervezésének kulcsfontosságú kérdéseit. Ezzel szemben az RBS-ben kulcsfontosságú az erőforrások hierarchikus felsorolása. Fel kell sorolni az összes erőforrást, függetlenül attól, hogy jelentős-e, vagy ha számodra feleslegesnek tűnik. A projekt mindegyik szintjének bizonyos számú erőforrásra van szüksége. Ezeket fel kell sorolni az fontosságuk alapján az egyes szintek befejezéséhez, és végül a teljes projekt befejezéséhez.

A felsorolt ​​erőforrásokat ezután kisebb kategóriákra bontják, az erőforrás típusa alapján, hogy elősegítsék a projektmenedzser osztályozását. Az osztályozás tovább folytatódik különféle alcsoportokba, mindaddig, míg az erőforrástípusokat egyetlen entitásba nem sorolják, amelyeket könnyebben lehet azonosítani és kezelni..

A WBS előnyei az RBS-hez képest

A WBS egyik előnye, hogy segít a projektmenedzsernek a projekt esetleges kockázatainak meghatározásában. Ha van egy olyan projektágazat, amelyet még nem határoztak meg egyértelműen, akkor ez kockázati területré válik, amelyet kezelni kell. Az ilyen kockázatokat állítólag megfelelő módon nyomon kell követni, és gondosan át kell gondolni a projektet, amíg a projekt folytatódik.

Ha a projekt úgy tűnik, hogy elmarad az ütemtervtől, könnyebb a projektmenedzsernek a WBS-hez fordulni, azonosítani a nehézségeket okozó területeket, és meghozni a megfelelő döntést a helyzet megváltoztatásáért. Ezzel szemben az RBS közvetlen haszna, különösen az erőforrások alcsoportokra történő felosztása, az irányítási központok munkájának megkönnyítése. A felügyelet sokkal könnyebbé válik, és sok időt takarít meg a folyamat során.

A felügyeletek képesek nyomon követni az egyes erőforráscsoportokat, miközben folytatják a projektet. A projekt bizonyos szintjeit könnyebb meggyorsítani anélkül, hogy másokra támaszkodnának, és a megfelelő forrásokat megosztanák a megvalósításukhoz. Ezért néhány projekt könnyen befejeződhet a meghatározott határidő előtt, különösen, ha a projekt különböző szintjeinek befejezése nem függ egymástól.

Megfelelő RBS tervvel a vezetőség szintén jó helyzetben van, hogy jó képet kapjon az egyes részt vevő csapatok rendelkezésére álló összes erőforrásról. A rendelkezésre álló erőforrások megértésén kívül képesek kezelni az erőforrások felhasználásának módját is.

A fenti információk összehasonlításával tanácsos a WBS-ben a különböző alszolgáltatásokhoz színeket hozzárendelni. Ez fontos, hogy hőkamerát kapjunk a teljes projekt előrehaladásáról. Ez megkönnyíti a menedzsment figyelmének felhívását a teljes projektekre és a laza projektekre.

A WBS, ha megfelelő módon kezelik, jó módszer a projekten dolgozó csoportok termelékenységének fokozására, és a projekt időben történő befejezésére. A projektmenedzser képes azonosítani a szükséges készségeket, amelyek lehetővé teszik számukra a projekt megfelelő időben történő befejezését, de amikor az RBS-ről van szó, meg kell értenünk a projekt típusát. Az RBS hagyományos típusa egy szervezeti RBS. A már kialakított hierarchikus szervezeti rendszerek általában segítenek ennek az RBS-nek a létrehozásában. A szervezeti RBS erőforrásait általában az egyes szervezeti egységek és munkacsoportok igényei alapján osztják el. Ezek olyan kategóriák, amelyeket a szervezet ténylegesen meghatározott és beállított.

A földrajzi RBS legtöbb esetben nem szokásos. A földrajzi RBS fő aggodalma a kérdéses erőforrások eloszlása ​​és / vagy elhelyezkedése, valamint az, hogy hogyan osztják el őket különböző helyszíneken, a szervezet igényeitől függően.

összefoglalás

Összegezve: mind a WBS, mind az RBS kulcsfontosságú a projekt sikeres befejezéséhez és az érintett projektcsoportok hatékonyságához. Az alábbiakban a kulcsfontosságú pontok határozzák meg a struktúrák egyikét.

Munka felbontási szerkezet	Erőforrás-lebontási struktúra
o Csoportosítani a munkát kategóriákba	o Az erőforrásokat kategóriákba csoportosíthatja
o Segít a projekt előrehaladásának felügyeletében	o Segít az erőforrás-felhasználás felügyeletében
o A projektcsoportoknak függetleneknek kell lenniük	o Az erőforráscsoportok egymástól függhetnek
o A projekt ütemtervének hangsúlyozása	o A hangsúly az erőforrások elosztásán