Az Outlook és az Exchange közötti különbség jobb megértése érdekében tisztában kell lennie a különbséggel az e-mail kliens és az e-mail szerver között. A levelezőszerver egy olyan rendszer, amely tárolja és kezeli az elküldött és fogadott e-maileket egy hálózaton keresztül, általában az interneten keresztül. Gondolj egy levelezőszerverre, mint baráti körzetben lévő kézbesítőre, aki e-maileket fogad a helyi felhasználóktól és átirányítja őket kézbesítésre. A levélkiszolgáló e-maileket küld és fogad e-maileket szabványos e-mail protokollok, például IMAP és POP3 protokollok használatával. E-mail klienst használunk e-mailek küldésére és fogadására. Például a webmail egy e-mail kliens, amelyet egy kiszolgálóra telepítenek, és szinte bármilyen böngészőben működik. A Microsoft Outlook e-mail kliens, az Exchange pedig a Microsoft tulajdonában lévő e-mail szerver és naptárkiszolgáló.
A Microsoft Outlook egy e-mail kliens, amelyet elektronikus üzenetek küldésére és fogadására használnak hálózaton keresztül, szabványos e-mail protokollok segítségével. Ez inkább olyan szoftver, mint egy e-mailkezelő alkalmazás; Valójában a Microsoft Office szoftver- és programcsomagjának része, amely lehetővé teszi az e-mailek, névjegyek, címjegyzék, feladatok, naptár, egy helyen történő kezelését. Alapvetően egy számítógépre telepített asztali e-mail kliens, amelyet elsősorban az e-mailek kezelésére használnak, és független személyes információkezelőként működik..
A Microsoft Exchange egy e-mail szerver alkalmazás és személyes információkezelő kiszolgáló, amely a Windows Server operációs rendszeren fut. Ez egy a Microsoft által kifejlesztett szoftver termék, melynek célja az e-mailek gyorsabb és hatékonyabbá tétele. Ez egy Microsoft által védett termék, amely a Microsoft Outlook e-mail klienst és a Microsoft Exchange Server rendszert tartalmazza, és amely integrált rendszert biztosít az összes e-mail, üzenet, névjegy, feladat és egyebek központi adatbázisba történő tárolására és kezelésére. A Microsoft Exchange Windows Messaging néven is ismert. Egyszerűen fogalmazva: egy olyan szoftver, amely kiszolgálón fut, és kezeli az összes e-mailt.
A Microsoft Outlook egy a sok e-mail kliens közül, amelyeket e-mailek küldésére és fogadására használnak hálózaton, általában az interneten keresztül. Noha gyakran e-mail kliensként használják, nem csupán e-mail alkalmazás. A Microsoft Office szabadalmaztatott szoftvereinek és programjainak a része, amely megkönnyíti az e-mailek, a névjegyek és a naptár, valamint a közösségi hálózatok kezelését - mindezt egy helyen. A Microsoft Exchange egy Microsoft által védett termék, amely a Microsoft Exchange Serverből és a Microsoft Outlookból áll. Ez egyszerűen a Microsoft által kifejlesztett e-mail szerver megoldás.
Alapvetően mindkét alkalmazás együtt működik, az egyik a szerver oldalán, a másik az ügyfél oldalán. A Microsoft Exchange egy olyan szoftvercsomag, amely a kiszolgálóoldalon működik és biztosítja az e-mailek, üzenetek, naptárak és feladatok központi rendszerét. A küldött e-mailek fogadására és tárolására szolgál. Az Outlook viszont egy asztali e-mail kliens, a számítógépére telepített alkalmazás, amely kommunikál és szinkronban van az Exchange szolgáltatással. E-mailek letöltésére szolgál az Exchange Server-ről, és ennek érdekében a POP (Post Office Protocol).
A Microsoft Exchange az e-maileket gyorsabbá és hatékonyabbá tette, mint valaha. Az e-maileket közvetlenül a kiszolgálóra lehet továbbítani a Microsoft Exchange segítségével. Úgy tervezték, hogy az e-maileket egy integrált adatbázisba központosítsa, hogy rendszeresen biztonsági másolatot készítsenek azokról, hogy elkerüljék az e-maileket. A Microsoft Outlook inkább olyan, mint a személyes információkezelő, amely nemcsak hozzáférést biztosít az Exchange Serverhez, hanem magában foglalja a naptárat, a kapcsolatkezelőt, a feladatkezelőt, a böngészést, a címjegyzéket és egyebeket. Mindez megtalálható a Microsoft Office szoftver- és programcsomagjában, valamint az Excel, a Word és a PowerPoint.
A Microsoft Exchange egy kiszolgálón található, tehát karbantartást és frissítést igényel, ugyanakkor ez időigényes és bosszantó is. Ugyanakkor bizalmasan kezeli az e-maileket, így kevésbé érzékenyek a biztonsági fenyegetésekre, például a hackerekre és a vírusrohamokra. A Microsoft Outlook ezzel szemben egy e-mailkezelő program, amely minden e-mailt közvetlenül a naptárba vagy a névjegyekbe szinkronizál. Ez egy integrált keresési funkcióval is rendelkezik, amely lehetővé teszi, hogy meghatározott kulcsszavakat keressen, hogy több százezer e-mailt, névjegyet és dátumot szűrhessen át.
A Microsoft Outlook a webböngészőből is elérhető az Outlook weben keresztül - a webalapú e-mail kliensen. A korábban az Outlook Web App alkalmazásban az Outlook az interneten hasonló felülettel rendelkezik, mint az Office programcsomag Microsoft Outlooké, de anélkül, hogy telepíteni kellene a teljes szoftvercsomagot. Ez lehetővé teszi az e-mailek, névjegyek, naptárak és feladatok elérését a Microsoft felhőalapú Exchange Online és Microsoft Exchange Server szolgáltatásaiból. A Microsoft Exchange Server egy szerver alkalmazás, amelyet a Windows Server operációs rendszerrel együtt kell használni.
Annak ellenére, hogy mindkét alkalmazás együtt működik, a Microsoft Exchange biztosítja az e-mailek, üzenetek, naptárak és feladatok központi rendszerének hátsó részét, míg az Outlook olyan asztali e-mail kliens, amely szinkronban van az Exchange Serverrel. A Microsoft Outlook a Microsoft Office alkalmazáscsomag része, amely e-maileket, feladatkezelőt, kapcsolatkezelőt, megjegyzéseket, naplót, webböngészést és egyebet tartalmaz. A Microsoft Exchange a kiszolgálószoftver kategóriába tartozik, és kizárólag olyan kiszolgáló operációs rendszerekhez, mint például a Windows Server, használható. Dióhéjban az Exchange egy e-mail kezelési megoldás, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy saját levelezőrendszerrel rendelkezzenek.