Az adatok a szervezet legfontosabb eszközei. Ezért gondoskodni kell arról, hogy az adatok érvényesek és minden áron felhasználhatók legyenek. Az adatok érvényesítése és az adatok ellenőrzése két fontos folyamat annak biztosítása érdekében, hogy az adatok e két tulajdonsággal rendelkezzenek. Az adatok érvényesítése biztosítja az adatok tisztaságát, helyességét és értelmességét, míg az adatok ellenőrzése biztosítja, hogy az adatok összes példánya ugyanolyan jó legyen, mint az eredeti. Tehát mindkét folyamat biztosítja, hogy a szervezet nem veszít pénzt az adatok váratlan hibáinak következtében.
Az adatok érvényesítése az adatok érvényességének (tiszta, helyes és hasznos) ellenőrzésére irányul. Az adatok érvényesítési eljárásai az adatok érvényesítési szabályait (vagy ellenőrzési rutinokat) használnak az adatok érvényességének (többnyire a valódiság és az értelmezés) biztosítására. Ezenkívül biztosítja a bemeneti adatok érvényességét a rendszer biztonságának fenntartása érdekében. Ezeket a szabályokat az automatikus szótárak automatikusan végrehajtják. Az adatok érvényesítése az adatok integritási szabályainak vagy az üzleti szabályokat érvényesítő eljárások (különösen az üzleti alkalmazásokban) bejelentésével is megvalósítható. Ezeket az üzleti szabályokat általában az üzleti elemzők által elvégzett kezdeti üzleti igény-elemzés során rögzítik. Nagyon fontos az üzleti szabályok végrehajtása a folyamat elején, mivel a helytelenül validált adatok általában negatív hatással vannak az üzleti folyamat végrehajtására..
Az érvényesítés legegyszerűbb formája a bemenet ellenőrzése, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az „érvényes” halmaz karaktereiből áll-e. Például a telefonkönyv-alkalmazás érvényesítési folyamatának ellenőriznie kell a bemeneti telefonszámokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy csak számokat, plusz / mínusz szimbólumokat és zárójeleket tartalmaznak (és semmi mást). Egy kicsit fejlettebb érvényesítési folyamatok is ellenőrizhetik az országkód mezőt annak ellenőrzése érdekében, hogy törvényes országkódok-e.
Az adatok ellenőrzése az adatok egy példányának ellenőrzése, annak ellenőrzése érdekében, hogy pontosan megegyezik-e az adatok eredeti példányával. Az adatok ellenőrzésére általában akkor van szükség, amikor biztonsági másolatot készített az adatokról. A legtöbb modern biztonsági mentési szoftver beépített ellenőrző funkcióval rendelkezik. Még a lemezíró szoftver lehetővé teszi az ellenőrzést az írási folyamat végén. Ha az égetett lemezen lévő adatok ellenőrzése megtörténik, akkor minden rendben. De ha nem, akkor el kell dobnia azt a lemezt, és újra égetnie kell. Az adatok ellenőrzése nagyon fontos folyamat, mivel biztonságosnak érzi magát, mert biztos lesz abban, hogy valóban felhasználhatja a biztonsági másolatot, ha az eredeti adatok elvesznek vagy megsérülnek. A hitelesítő szoftver általában ellenőrzi, hogy a példány olvasható-e, valamint hogy a tartalom pontosan illeszkedik az eredeti tartalomhoz. Tehát több időbe telik, mint egy egyszerű biztonsági mentésnél, de megéri a problémát. De általában a nagyvállalatok automatikusan biztonsági másolatot készítenek éjszaka, tehát az ellenőrzési folyamat miatt az idő meghosszabbítása nem jelent komoly problémát..
Az adatok érvényesítését általában az eredeti példányon vagy a rendszerbe történő bemeneten hajtják végre, az adatok ellenőrzését az adatok másolatán (vagy biztonsági másolatán) végzik. A bemenetek érvényességének ellenőrzése nagyon gyors, összehasonlítva a biztonsági mentés utáni hosszú ellenőrzési folyamatokkal. Az érvényesítés felhasználásával megvédhetők az adatok a felhasználók által elkövetett hibákkal szemben, míg az ellenőrzés felhasználható az adatok megóvására a rendszerhibák miatt felmerülő problémákkal szemben..