Annak érdekében, hogy egy iroda vagy egy vállalat jól működjön, jól működjön, a feladatokat és a szerepeket szépen és pontosan kell megosztani. Kis irodákban és családi vállalkozásokban a szerepek és a feladatok átfedésben lehetnek, de a nagyvállalatoknak világos hierarchikus struktúrára van szükségük. Két legfontosabb beosztás - amelyeket gyakran ugyanaz a személy lát el a kisvállalatokban - a menedzser és az adminisztrátor. A vezetői és adminisztratív feladatok kulcsfontosságúak az üzleti siker szempontjából, és eltérő kompetenciákat és képességeket igényelnek.
A társaságon belül az igazgató az a személy, aki felel a politikák és célok megvalósításáért, amelyeket a tulajdonosok vagy az igazgatóság dönt. A menedzser gyakran közvetlen kapcsolatban áll az alkalmazottakkal, és felelőssége az összes operatív tevékenység zökkenőmentes végrehajtása. A legtöbb esetben a menedzser bérelt alkalmazott, és tekintélye a vállalat szerkezetétől, valamint tapasztalatától és kompetenciájától függ. Végül, a vállalat méretétől és szerkezetétől függően, egy szervezeten belül lehet egynél több vezető: a vezető felelős a kijelölt részlegén / fiókjában az összes operatív tevékenységért.
Az ügyvezető általában egy társaság jogi és adminisztratív ágának része. Más szavakkal, az adminisztrátor felel a szervezet / üzleti fő irányelvek és célok meghatározásáért - amelyeket később a menedzser fog végrehajtani. Az adminisztrátor gondoskodik a logisztikáról, és gondoskodnia kell arról, hogy a vállalat politikája összhangban álljon a nemzetközi és nemzeti törvényekkel és rendeletekkel. Általában az adminisztrátor nem beavatkozik a stratégiák és politikák konkrét végrehajtásába, hanem kapcsolatba léphet a menedzserrel az előrehaladás ellenőrzése és a teljesítmény értékelése érdekében.
A vezetők és az adminisztrátorok szerepei meglehetõsen hasonlóak lehetnek, különösen a kis- és / vagy közepes méretû vállalatoknál (azaz legfeljebb 40/50 alkalmazott). Valójában, bár általában az adminisztrátor a szervezet struktúráján belül a menedzser fölé kerül, a kettő gyakran kapcsolatba lép egymással és kommunikál egymással annak érdekében, hogy meghatározza azokat a politikákat és gyakorlatokat, amelyek a társaság számára hasznosak lehetnek, és növelhetik a profitot. A két szerepnek tehát van némi hasonlósága:
A menedzser és az adminisztrátor két kulcsfontosságú alak bármely közepes méretű vállalatnál. Készségeik és szakértelmük elengedhetetlenek a társaság előmozdításához, a törvények és rendeletek betartásának biztosításához, valamint az operatív tevékenységek zökkenőmentes végrehajtásához. Szerepük és feladatuk általában - egészen más-más:
A vezetők és az adminisztrátorok feladatai az adott vállalat felépítésétől és hierarchiájától függően változhatnak. Ezenkívül a kis- vagy családi vállalkozásokban szerepe gyakran átfedésben van. Az előző szakaszban ismertetett különbségekre építve azonban további kulcsfontosságú szempontokat tudunk azonosítani, amelyek egyértelműen megkülönböztetik a vezetők és adminisztrátorok feladatait és szerepét egy vállalaton belül.
Menedzser | Adminisztrátor | |
A munka természete | A menedzsernek meg kell győződnie arról, hogy a szervezet irányelveit minden alkalmazott megérti és tiszteletben tartja. Rövid és hosszú távú célokat tűzhet ki (összhangban a társaság általános céljaival, amelyeket az adminisztrátor és a felső vezetés határozott meg) az alkalmazottak motiválása érdekében. | Az adminisztrátor meghatározza és eldönti a társaság fő irányelveit - biztosítva, hogy azok megfeleljenek a nemzeti és nemzetközi előírásoknak. Feladata továbbá a szervezet minden ágának teljesítményének felügyelete. |
Csapat menedzsment | A menedzser szoros kapcsolatban áll más alkalmazottakkal és új alkalmazottakat vesz fel. Feladata új bérlők képzése, valamint a munkavállalók ápolása és motiválása. Ezenkívül feladatokat szervez és figyelemmel kíséri csapata munkáját. | Az adminisztrátor nagyrészt nem vesz részt a csapat vezetésében. Nem vesz részt a felvételi folyamatban, különösen az új alkalmazottak felvételekor. Az adminisztrátor a stratégiák gyakorlati megvalósításának biztosítása helyett a társaság általános céljait és politikáját határozza meg. |
A cég promóciója | A menedzser támogatja a társaságot a magas termelékenység biztosításával és azáltal, hogy biztosítja, hogy minden alkalmazott megértse szerepét és hatékonyan végezze feladatait. A menedzser növelheti a termelékenységet képzéssel és tanácsadással, valamint az egyes alkalmazottak erősségeinek és gyengeségeinek megértésével. | Az adminisztrátor előmozdítja a társaságot ambiciózus (mégis elérhető) célok kitűzésével és annak biztosításával, hogy a szervezet betartja az összes nemzeti és nemzetközi előírást. Biztosítania kell azt is, hogy a vezetők és az alkalmazottak megértsék a politikákat és a célokat. |
Hatóság és státusz | A menedzser korlátozott hatalommal bír, ha összehasonlítjuk az adminisztrátorral vagy a felső vezetéssel -, de a hatalma nagyobb, mint a rendes alkalmazottal szemben. A szervezeten belüli versennyel szembesül. | Az adminisztrátornak több hatalma van, mint a menedzsernek - különösen, ha ő a társaság befektetője is. Általánosságban elmondható, hogy az adminisztrátor nem néz ki a versenyen a szervezeten belül. |
A menedzser és az adminisztrátor két kulcsfontosságú alak bármely közepes és nagy szervezetben. A kisvállalkozásokban szerepük és feladatuk gyakran átfedésben vannak - és akár egyetlen egyénre is felvállalhatók. Ugyanakkor a nagyobb vállalkozásoknak ésszerűbben meg kell különböztetni a különböző szerepeket a hatékonyság és a termelékenység maximalizálása érdekében. Általában az adminisztrátor felel a fő társasági politikák és célok meghatározásáért és kidolgozásáért - a nemzeti és nemzetközi előírásokkal összhangban -, míg az igazgató felelős az ilyen politikák gyakorlati megvalósításáért. Mindkét ábra célja a szervezet imázsának előmozdítása és a termelékenység javítása: az adminisztrátor magasabb szintű autoritással rendelkezik, és munkája a vállalat jogi és pénzügyi vonatkozásaihoz kapcsolódik, míg a menedzser felel az új alkalmazottak felvételéért és képzéséért, valamint a az operatív tevékenységek zökkenőmentes végrehajtásának biztosítása.