A Kimenõ és az Elküldött üzenetek kifejezéseket gyakran szinonimákként használják, amikor e-mailek küldésére és fogadására kerül sor olyan e-mail programokon keresztül, mint a Gmail, az Outlook stb. A kézbesítés szempontjából azonban eltérő jelentéssel bírnak. Amikor e-mailt állít össze, és elküldi a Küldés elemet, akkor először a „Kimenő” mappába lép, mielőtt csatlakozna az e-mail szerverhez, és sikeresen elküldené a címzettnek. Miután az üzeneteket sikeresen kézbesítették a címzettnek, átkerülnek az „Elküldött” vagy „Elküldött üzenetek mappába”. Ha az üzenetek elküldése sikertelen, akkor a Kimenõ mappába elakadnak, mivel a levélkiszolgálón belüli és onnan érkezõ kommunikáció blokkolva van. A Kimenõ mappába elakadt e-mailek az e-mail programokban gyakori probléma, elsõsorban azért, mert nem tudnak csatlakozni az SMTP szerverhez. Bemutatjuk a kettő közötti elfogulatlan összehasonlítást.
A Kimenő üzenetek egy ideiglenes tartási terület, ahol az összeállított üzeneteket ideiglenesen tárolják, amíg az e-mail kliens kapcsolatot létesít az e-mail szerverrel, és a címzett sikeresen megkapja az üzenetet. Amikor üzenetet írsz és elküldi a Küldés lehetőséget, a kimenő üzenet a Kimenõ mappába kerül, amíg a konfigurált SMTP szerverrel biztonságos kapcsolat meg nem múlik és sikeresen létre nem jön. Az üzenet a Kimenõ mappában is marad, ha a kapcsolatot nem sikerült létrehozni, vagy bármilyen internetkapcsolati probléma miatt. Amíg az üzenet sikeresen nem kerül kézbesítésre a címzettnek, az üzenet a Kimenõ mappában marad. Ha a kapcsolat elveszik, az e-mail kliens automatikusan megpróbálja újraküldeni az üzenetet, miután a kapcsolat helyreállt. Miután az üzeneteket kézbesítették, azok törlődnek a Kimenő mappából. Egyszerűen fogalmazva: a Kimenő az a hely, ahol a kimenő üzeneteket tárolják, amíg azokat a címzett nem küldi el és nem fogadják el.
Ellentétben a Kimenõ mappával, amely tárolja a kézbesítésre váró üzeneteket, az Elküldött mappa felsorolja az elküldött üzeneteket, amelyeket a címzett sikeresen fogad. Minden e-mail kliensnek van saját címkerendszere az elküldött üzenetekhez, például a Gmail az „Elküldött levelek” használatával tárolja a kimenő e-maileket, míg a „Sent Items” az Outlook saját rendszercímkéje, ahol az e-mail szerveren keresztül elküldött összes e-mail tárolódik. A legtöbb e-mail szerver alapértelmezés szerint az „Elküldött” mappát használja a kimenő levelek tárolására. Az Elküldött mappa nagyon különbözik a Kimenõ mappától; az elküldött mappában tárolódik az összes levél, amelyet a címzett vagy a címzettek sikeresen kézbesítettek és fogadtak, míg a Kimenõ mappák olyan helyre utalnak, ahol az e-mailek ideiglenesen maradnak, amíg sikeres kézbesítésre nem kerülnek. Az Elküldött mappa megtalálásához vigye az egérmutatót a bal oldali navigációs menübe, és keresse meg az „Elküldött” mappát..
A kimenő üzenet egy olyan ideiglenes tartási terület leírására szolgál, amelyet a Postafiókban tárolnak, ahol az összes üzenetet vagy e-mailt addig tárolják, amíg teljes mértékben el nem küldik a címzettnek. Olyan, mint egy ideiglenes mappa a Postafiókban, ahol az e-mailek ideiglenesen elülnek, mielőtt sikeresen kézbesítik őket a címzettnek, vagy nem küldik el azokat, ha nem kapcsolódnak az SMTP szerverhez vagy a levelező szerverhez. Az Elküldött tételek vagy az Elküldött üzenetek az a hely, ahol az összes e-mailt tárolják, amelyet teljes egészében átadnak a címzettnek, és amelyek áttekinthetők.
Az e-mailt először az e-mail kliensen állítják össze (Gmail, Outlook, Live stb.). Írja be a címzett (fogadó) e-mail címét a tetejére, és adja hozzá az üzenet tárgyát és szövegét. Amikor elküldi a Küldés lehetőséget, az üzenet először az SMTP protokoll használatával jut el a levélkiszolgálóra - az internetes szabványos protokoll az üzenetek küldésére és fogadására e-mailen keresztül -, majd az e-mail szerver átirányítja az üzenetet a rendeltetési kiszolgálóra, amely a címzett postafiókja. Mielőtt létrejön a kapcsolat a levélkiszolgálóval, a leveleket a Kimenõ mappában tárolják, amíg sikeresen el nem érik a címzett postafiókjába, végül elküldve az Elküldött mappába..
Az e-maileket ideiglenesen a Kimenõ mappában tárolják, amennyiben kommunikációs probléma merül fel az e-mail kliens és a kimenõ e-mail szerver között. Ennek eredményeként az e-mailek beragadtak a Kimenő mappába, mert az e-mail kliens nem tud kapcsolódni az e-mail szerverhez, akár internetes csatlakozási problémák, akár valamilyen kézi hiba miatt. Amint a kapcsolat újraépül, az e-mailek sikeresen elküldésre kerülnek. Ezenkívül lehetővé teszi a levelek tartalmának áttekintését, szerkesztését vagy módosítását, még mielőtt a címzett megkapja őket. Az e-mailek automatikusan átkerülnek az Elküldött mappába, így nyomon követheti a kimenő üzeneteket további referencia céljából.
Mind a Kimenõ, mind az Elküldött kifejezéseket gyakran szinonimákként használják az üzenetküldési rendszerben az üzenetek leírására a küldési folyamatban, de a különbség az állapotban rejlik. Míg a Kimenõ üzenetek azokra az üzenetekre vonatkoznak, amelyek a küldési folyamatban vannak, amíg sikeres elküldésükre nem kerülnek, addig az Elküldött arra a területre utal, ahol a címzett sikeresen elküldte és fogadta az üzeneteket. A kimenő üzenetek egyszerűen egy átmeneti tárolóhely, ahol az összes függőben lévő üzenet tárolásra kerül, hogy áttekintse vagy módosítsa, mielőtt a címzett végül megkapja azokat. Az üzenetek vagy e-mailek automatikusan átkerülnek az Elküldött mappába, miután sikeresen kézbesítették és elérték a rendeltetési címet.