A tranzakciók kezelése és a beszámolás az üzleti vállalkozás egyik legfontosabb szempontja. Ennek megkönnyítése érdekében különféle alkalmazásokat, amelyeket általában szoftvernek neveznek, használják a tranzakciók feldolgozására és rögzítésére. A számviteli szoftver jellemzői a követelések, a tartozások, a bérszámfejtés és a főkönyv, csak néhány említés. Az egyik leggyakoribb számviteli szoftver a QuickBooks. Az Intuit által kifejlesztett és forgalmazott funkcióinak és termékeinek célja a helyszíni számviteli megoldások nyújtása kis- és középvállalkozások számára. Funkciói között szerepel a bérek távoli kiszervezése és támogatása, az online banki szolgáltatások, a távoli hozzáférés, az egyeztetések és az e-mail funkciók.
A QuickBooks használata közben a személyek különféle névtípusokkal találkozhatnak, mint például az ügyfelek, az alkalmazottak és még a szállítók is. Mindez különbözik az üzleti környezetben betöltött szerepükben, valamint a nyilvántartásba vétel módjában, és ennek megfelelően meg kell különböztetni őket.
Ez egy személy, aki szolgáltatást vagy terméket értékesít. Besorolhatók az ipar, a földrajzi helyzet, valamint az időszak alapján, amikor egy terméket vagy szolgáltatást terveznek szállítani. Az ügyfelet, aki később szállítóként szolgál, be kell vonni a vevőbe, valamint a szállítói listába a pontos jelentéstétel érdekében. A nevet azonban meg kell jelölni vagy meg kell különböztetni a tranzakciók keveredésének elkerülése érdekében. Ennek egyszerűbb módja az, ha az ügyfélfiókot „C” -vel, a szállítói fiókot „V” -kel jelölik..
A szállító funkcióhoz a szállító központ ikonjával lehet hozzáférni.
Ezek olyan személyek, akik fizetnek egy vállalkozás által nyújtott termékek vagy szolgáltatásokért, és meghatározzák a jövedelmezőséget, valamint az üzleti folyamatosságot. A társaságnak ezért prioritást kell élveznie az ügyfelek elégedettsége és megtartása mellett. A QuickBooks alkalmazásban könnyen kezelheti az ügyféllistát, szükségtelen ügyfélelemek összevonásával, hozzáadásával vagy törlésével.
Az ügyfél funkcióhoz az ügyfélközpont ikonnal lehet hozzáférni.
Az eladó olyan személy, aki szolgáltatást vagy terméket értékesít. Másrészt az ügyfél olyan személy, aki fizet egy vállalkozás által nyújtott termékek vagy szolgáltatásokért.
Az eladó üzleti kapcsolatban áll (B2B) egy társasággal, míg az ügyfél üzleti kapcsolatban áll (B2C) egy vállalattal..
Az eladó célja áruk és szolgáltatások szállítása, míg a vevő célja áruk és szolgáltatások vásárlása.
A szállító funkcióhoz a szállító központ ikonjával lehet hozzáférni. Másrészt az ügyfélfunkciókat az ügyfélközpont ikon segítségével lehet elérni.
Míg a szállítók és az ügyfelek is fontos elemek a QuickBooksban, ők különféle funkciókra utalnak. Míg az eladó olyan személy, aki szolgáltatást vagy terméket értékesít, és vállalkozásában B2B kapcsolat áll fenn, az ügyfél olyan személy, aki fizet a vállalkozás által nyújtott termékekért vagy szolgáltatásokért, és üzleti életében B2C kapcsolat áll fenn. Mindkettő azonban fontos a pénzügyi nyilvántartás és a beszámolás szempontjából.