A különbség az EOI és az RFP között

Számos szervezet által hozott döntés beszerzési vonzattal jár, amelyek drasztikusan befolyásolhatják egy adott határozat meghozatalának általános költségeit. A beszerzés olyan folyamatokat foglal magában, mint például a szállító kiválasztása, a fizetési feltételek meghatározása, a stratégiai ellenőrzés, a szerződés tárgyalása, valamint a szolgáltatások és áruk beszerzése. Minden szervezet számára fontos szolgáltatás és áru beszerzéséhez vagy megszerzéséhez kapcsolódik.

A magánszektorban a beszerzés folyamatát stratégiai szintű funkciónak tekintik, amely hozzájárul a vállalkozás jövedelmezőségének javításához. Ez nemcsak a folyamatok korszerűsítése és a nyersanyagok általános árának csökkenése révén lehetővé teszi a szervezetek számára a legjobb ellátási források azonosítását. Összességében elősegíti a zökkenőmentes működés biztosítását.

Az állami szektorban a magas szintű vezetők felelnek az eredmény csökkentéséért. Csak kevés személyzet irányítja a beszerzési funkciót, ami növeli a korrupció valószínűségét ebben az ágazatban. Ezért van szükség a vállalkozás teljes termelésének növelésére. Például az alkalmazottakat képezhetik hatékonyságuk javítása és szolgáltatásaik minőségének javítása érdekében, amelynek eredményeként javulhat a teljesítmény.

Az idő múlásával számos kifejezést vezettek be a pályázati tanácsadással, a javaslatokkal és a nagy menedzsmenttel kapcsolatban, beleértve a beszerzéshez kapcsolódó rövidítéseket. Nem sok vállalkozás ismeri ezeket a feltételeket, de ha vállalkozó vagy kisvállalkozás tulajdonosa, akkor szeretné tudni a céljaikat, ha hatékonyan kívánja kezelni a vevő vásárlási hajlandóságát. Példa erre az RFI (információkérés), az EOI (érdeklődés kifejezése), az RFP (ajánlatkérés), az RFT (ajánlatkérés) és az RFQ (ajánlatkérés). Ezen feltételek mindegyike különleges célt szolgál a beszerzési funkcióban.

Az EOI és az RFP a leggyakrabban használt kifejezések a beszerzési funkcióban, és mindegyikük különös szerepet játszik a teljes folyamat racionalizálásában. Sokan összekeverik ezeket a kifejezéseket, miközben végrehajtják a folyamatokat. Annak érdekében, hogy jobb képet kapjunk arról, hogyan különböznek egymástól, fontos tudni, hogy mit jelentenek ezek a kifejezések.

EOI (Érdeklődés kifejezése)

Az érdeklődés kifejezése (EOI), más néven az érdeklődés regisztrációja (ROI), hasonló funkcióval rendelkezik, mint az információ iránti kérelem (RFI). Ezt szűrési eljárásként használják a beszerzés kezdeti szakaszában annak érdekében, hogy formális és konkrétabb ajánlati felhívást vagy RFT-t hozzanak létre (a beszerzési funkció későbbi szakaszában). Amikor egy vállalat kiadja az EOI-t, fel kell becsülnie a piac azon képességét, hogy több információt nyújtson vagy gyűjtsön, mielőtt az RFT-be mozog. A vásárlást végző társaságok valószínűleg nem jelölnek ki kivitelezőt az EOI-n keresztül. Ahhoz, hogy ez megtörténjen, egy folyamatnak tovább kell haladnia, amíg eléri a RFT-t.

Az EOI egy olyan típusú nyílt pályázati eljárás, amely lehetővé teszi bármelyik társaság számára, hogy jelentkezzen. Nehéz verseny alakul ki, és azzal az előnnyel jár, hogy lehetővé teszi az új és potenciális beszállítók számára a munkájuk biztosítását. Az építési beruházási szerződésekben azonban nagyrészt azt bírálják, hogy vonzzák a szerződéshez nem megfelelő szállítókat, ami idő, pénz és erőfeszítés pazarlását eredményezi.

Az EOI-t kérő hirdetésnek tartalmaznia kell az ajánlatkérő szerv leírását, a szerződés leírását (például költségvetést és méretarányt), a szerződés típusát, a beszerzési útvonalat, a feltételeket, a benyújtási címet és a határidőt, valamint egyéb részleteket (beleértve a kapcsolattartási információkat is) , a szervezet leírása, a műszaki kapacitás és a kapcsolódó tapasztalatok, a személyzet rendelkezésre állása és tapasztalata stb.)

RFP (Ajánlatkérés)

Másrészt az RFP, más néven ajánlatkérés (RFO), olyan dokumentum, amely könnyen módosítható. Leginkább akkor használják, amikor a vevő megoldás-alapú választ keres igényeinek teljesítéséhez, és olyan esetekben, amikor más tényezők (az ár kivételével) központi szerepet játszanak az egyes ajánlatok értékelésében. Olyan helyzetekben is használják, amikor nem állnak rendelkezésre világos megoldások vagy előírások, és a beszerzési osztály számos újítást és lehetőséget keres. Ezek az eszközök rugalmasabbak, mint a RFT (amely általában jól definiált megoldásokat vagy specifikációkat tartalmaz). Az RFP-t elsősorban a professzionális szolgáltatásokban használják, ahol a megoldást nem lehet könnyen meghatározni.

Az RFP háttérinformációkat tartalmaz a szervezetről és annak üzletágáról. A kérelem olyan specifikációkból áll, amelyek megmagyarázzák a szervezet által keresett megoldásokat. Ezenkívül tartalmazza a pályázatok osztályozásának értékelési kritériumait, a munkadokumentumot, amely leírja a szerződést nyert ajánlattevő által elvégzendő feladatokat, valamint a projekt befejezésének határidejét..

Az RFP-t általában a projekt összetettsége miatt hozzák létre. A cégek profitálhatnak a különféle ajánlattevőktől, ha számos beszállítótól keresnek jól integrált megoldást. Például, ha egy vállalat azt tervezi, hogy üzleti tevékenységét átváltja a papíralapú környezetből a számítógépes környezetre, kérheti szoftver- és hardverjavaslatot azon képzésen kívül, amely az új rendszerek telepítéséhez és az üzleti életbe történő integrálásához szükséges.

A közszektorban a szervezetek RFP-t bocsáthatnak ki nyílt verseny létrehozására a megoldás költségeinek csökkentése érdekében. Meg kell azonban jegyezni, hogy a specifikációkhoz legközelebb eső RFP nem feltétlenül a legalacsonyabb ár. A javaslat elfogadásakor a vállalatoknak költség-haszon elemzést kell készíteniük annak biztosítása érdekében, hogy a költség nem haladja-e meg az előnyöket.

Különbségek

Az alábbiakban bemutatjuk az EOI és az RFP közötti különbségeket:

• Különböző szintű beszerzés

Az EOI-t gyakran a beszerzés kezdeti szintjén hajtják végre. Felszabadítható azokban az esetekben, amikor a vevő az ipari beruházások miatt elkényezteti azokat a követelményeket, amelyek később a piacra kerülnének a későbbi szakaszokban. Mint már említettük, az RFP általában a következő lépés; ahol a vevő megoldás-alapú megközelítést keres termék vagy szolgáltatás kézbesítésére.

• Az EOI és az RFP szakaszai

Az EOI általában több szakaszból áll. Arra szolgál, hogy kiválasztják a leendő eladókat vagy beszállítókat, mielőtt átfogó ajánlatokat kérnének a kiválasztott ajánlattevőktől. Éppen ellenkezőleg, az RFP lehet egyetlen fázisú, vagy több fázisú is.

• Mikor használják az EOI-t és az RFP-t??

Az EOI-t azokban az esetekben használják, amikor a (az ajánlattevőktől származó) kért információ pontos, de nincs garancia arra, hogy egy szállító képes lesz-e a követelményeknek megfelelően szolgáltatásokat és termékeket nyújtani. Ezenkívül az EOI esetében a vásárlók nem rendelkeznek elegendő információval a részletes kérelem elkészítéséhez. Másrészt, az RFP-t akkor használják, amikor a követelmény megfelelően van meghatározva, de egy vállalat rugalmas vagy innovatív megoldást keres. Más szavakkal: a vevő megoldás-orientált beadványokat keresi a követelmények teljesítéséhez.

Nagyon fontos, hogy tisztában legyen a beszerzési folyamatok különböző szintjeivel, hogy a szisztematikus információáramlás révén hatékony döntéseket hozzunk. Ezeknek a kifejezéseknek és a folyamatokban történő alkalmazásának egyértelmű megértése lehetővé teszi a vállalat számára, hogy racionalizálja folyamatait, és mélyebb betekintést nyerjen a teljes beszerzési funkcióba.